[교회 회의] 회의록은 어떻게 작성해야 하는가?

 

회의록은 어떻게 작성해야 하는가?

 

 

성희찬 목사

(마산제일교회)

 

 

 

      교회 회의에서 회의록 작성은 서기의 임무 중 하나이다. 각 치리회의 서기는 회의록을 상세하게 기록할 것을 예장 고신의 경우 교회정치 제105조에서 규정하고 있다. 뿐만 아니라 이 회의록은 1년 1차씩 상회의 검사를 받아야 한다고 말하고 있고(당회록의 경우는 제123조, 노회록의 경우는 제133조를 보라), 제106조는 회의록의 검사 기준에 대해 말하고 있을 뿐 아니라, 제107조는 상회가 하회의 회의록을 검사하여 잘못된 부분이 발견되면 해당 하회로 하여금 시정하도록 지시할 수 있고, 그 하회는 지체 없이 이를 시정한 후 그 결과를 상회에 보고해야 한다고 정하고 있다. 따라서 교회 회의와 더불어 회의록은 교회생활에서 아주 중요한 비중을 차지하고 있다.

 

1. 회의록이 왜 그렇게 중요한 것일까?

 

첫째, 교회나 교회들이 그때 그 상황에서 결정한 사항을 정확하게 알기 위함이다(치리회의 결정 하나하나가 교회생활에 유익하고 중요하다).

 

둘째, 동일한 사안에 대해 불필요하게 다루어지는 것을 예방하기 위해서이다. 노회와 총회에서 가끔 이런 경우를 볼 수 있다.

 

셋째, 지금 우리가 지난 세대 믿음의 선진들이 내린 결정을 통해 많은 유익을 얻는 것처럼, 나중 세대 역시 우리의 결정에서 큰 유익을 얻도록 하기 위해서이다. 역사의 교훈은 너무나 소중한데, 이는 교회정치의 영역에서도 예외가 아니다.

 

이 점에서 최근 16세기 종교개혁 당시 개혁가 칼빈과 함께 종교개혁의 꽃을 피웠던 제네바 교회의 당회록이 연구되고 있고, 또 한국 교회에서도 교파 및 교단 별로 헌법연구가 이루어지고 있는 것은 아주 고무적인 일이다.

 

예장 고신 교회와 자매교회인 네덜란드 개혁교회(해방파)의 경우 16세기 최초의 노회 회의록을 시작으로 최근에 이르기까지 모든 총회의 회의록과 타 교단은 물론 영어권의 자매 및 교류 교회의 총회 회의록까지 소속 교단 홈페이지에서(www.gkv.nl) 쉽게 볼 수 있게 하였고, 또 주제별로 내용을 검색할 수 있도록 하여 교회생활에 큰 유익을 주고 있다. 예를 들면 ‘이혼’이라는 주제를 검색하면 이와 관련한 모든 교회(자기 교단 뿐 아니라, 자매 교회를 포함하여) 회의의 결정 뿐 아니라, 이와 관련된 중요한 글까지 찾을 수 있다.

 

 

2. 서기가 중요하다.

 

이같이 중요한 회의록을 작성하는 것은 그 회의의 서기가 해야 할 중요한 임무이다. 서기는 그 회의의 결정사항에 대해 정확히 기록하고, 파악하며 또 보전할 수 있어야 한다. 예장 고신의 경우 교회정치에서 서기의 직무를 다음과 같이 세 가지로 말하고 있다:

 

첫째, 결정 사항 및 회의록을 정확하게 기록 한다.

 

둘째, 회의록 및 각종 서류를 보관한다.

 

셋째, 회의록 일부에 대한 등본을 청구할 시에 교부한다(이때 서기가 날인한 등본을 각 치리회에서는 원본과 같이 취급한다).

 

위 세 가지 중에서 회의록을 작성하는 것이 가장 기본적인 일이라고 할 수 있다.

 

 

3. 회의록을 어떻게 작성하는가?

 

첫째, 당회 회의록의 경우는 결의사항 즉 최종적으로 결정된 사항만을 명백히 기록한다(예장고신 교회정치 제123조). 즉 최종적인 결론이 나오기까지 오랜 시간 토의를 한 그 상세한 과정은 기록하지 않는다는 뜻이다. 그래서 어떤 사안에 대해 동의를 한 사람, 재청을 한 사람, 이의를 제기한 사람, 또 의견을 주고받은 자세한 토의 과정에 대해서 기록하지 않는다.

둘째, 그러나 노회 및 총회 회의록 경우는 당회록과 달리 결의사항 뿐 아니라 그 회의의 회무처리 전체를 명백히 기록한다(예장고신 교회정치 제133조). 또 공적인 결의사항을 담은 요약(촬요)을 작성하여 각 치리회가 관할하는 교회들로 보낸다.

 

셋째, 필자가 속한 노회에서는 당회록을 작성할 때 다음과 같이 일반적인 유의사항을 강조하고 있다. 참고하기를 바란다:

 

-일련번호가 있는 장부를 사용하여 기록하십시오.

-첨부 및 첨삭이 가능한 끈으로 묶는 장부 등은 사용하지 말아주십시오.

-당회에 참석한 참석 회원 명단 및 불참한 회원 명단을 기록해 주십시오(숫자만 기록하면 되지 않습니다).

-모든 기록 내용은 빈 줄로 여백을 두지 말고 계속 이어서 기록하십시오.

-회의 기록이 끝났다고 하여 뒷장으로 넘기지 말고, 아래에 빈 공간이 있다면 이어서 다음 회기 기록을 기록해 주십시오.

-기록 중 오자가 발생하면 종이를 붙이거나 수정액을 사용하지 말고 2줄로 그은 후 날인하고 몇 자 수정이라고 여백에 기록하십시오.

-내용 기록이 끝난 후 끝난 단어의 뒤에 “-끝-”이라고 기록하십시오.

-당회장과 서기의 확인 인을 하신 후 제출하십시오.

-재정처리 사항은 기록하지 마십시오.

-별지는 별지 철을 별도로 만들어서 보전하십시오.

 

 

4. 회의록은 1년 1차씩 검사를 받아야 한다.

 

1) 장로교회에서 교회 회의는 곧 그리스도가 주신 거룩한 권한을 가지고 그리스도의 치리를 대신하는 치리회이기에 하회의 교회들을 치리하는 일환으로 당회의 회의록과 노회의 회의록을 검사할 수 있다.

 

예장 고신의 경우 다음과 같이 각 치리회가 하회의 회의록을 검사하는 기준에 대해 다음과 같이 규정하고 있다(교회정치 제106조):

 

* 기록 사항이 사실대로 되어 있는 지의 여부

* 규칙대로 되었는지의 여부

* 결정이 교회의 법에 합당한 지의 여부

* 결정이 지혜 있고 공평하며 교회에 덕을 세우도록 되어 있는지의 여부

 

2) 또 상회는 하회의 회의록을 검사하여 잘못된 부분이 발견되면 해당 하회에 대해 다음과 같이 어떤 조치를 취할 수 있다:

 

* 사소한 착오의 경우에는 회의록 하단에 착오된 사실을 기록하고 추후에 재발하지 않도록 계책하는 내용을 기록한다.

* 중대한 착오의 경우에는 해당 하회로 하여금 시정하도록 지시할 것이며, 그 하회는 지체 없이 이를 시정한 후 그 결과를 상회에 보고하여야 한다.

* 만일 해당 기일 내에 시정하지도 않고 또 보고도 하지 아니할 경우 상회가 직접 이 문제를 다루어서 결정한다.

 

3) 상회는 이와 같이 개체교회 당회나 노회의 회의록을 살피는 중 그 개체교회와 그 노회가 지금 직면한 문제를 파악할 수 있고, 그리스도의 몸의 통일성과 화평을 위해 해당 교회와 노회를 지도하므로 함께 교회를 세우고 하나님 나라를 세워가는 것에 기여를 하게 된다.

 

 

 

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